"Confío plenamente en mi equipo."
Qué bueno. Pero ¿sabes cuánto dinero pasó por tu negocio el mes pasado? ¿Sabes si todas las ventas se facturaron? ¿Sabes si los gastos que te reportan son reales?
La mayoría de los dueños de negocio no saben. Y los que se enteran de que algo andaba mal, se enteran demasiado tarde.
Una auditoría no es desconfiar de tu gente. Es verificar que todo funcione como debe. Como ir al doctor aunque te sientas bien.
Lo que pasa cuando nadie vigila
El caso que nadie quiere vivir
Restaurante en la Zona Hotelera. Ventas de $800,000 mensuales. El dueño viajaba mucho.
Un día decidió revisar los números con detalle. Encontró:
- Comandas que no se facturaron ($40,000/mes)
- Compras a proveedores "amigos" más caras de lo normal ($15,000/mes)
- Gasolina del negocio en carros personales ($5,000/mes)
Total: $60,000 mensuales que se perdían. $720,000 al año.
El problema no era la mala fe de todos. Era que nadie vigilaba.
Qué es una auditoría (en español)
Es revisar sistemáticamente las operaciones de tu negocio para verificar que:
- El dinero que entra está completo - Todas las ventas se registran
- El dinero que sale es correcto - Los gastos son reales y autorizados
- Los controles funcionan - Las reglas que pusiste se cumplen
- Cumples con las leyes - Fiscales, laborales, de todo
No es buscar culpables. Es encontrar problemas antes de que crezcan.
Los focos rojos que te deben preocupar
En dinero y bancos:
- Faltantes de caja frecuentes
- Cheques o transferencias que no reconoces
- Conciliaciones bancarias que "no cuadran"
- Caja chica que siempre necesita reposición
En ventas:
- Ventas de fin de semana sospechosamente bajas
- Muchas cancelaciones o notas de crédito
- Descuentos que tú no autorizaste
- Productos que "se echan a perder" muy seguido
En compras:
- Precios que parecen altos
- Proveedores que solo conoce una persona
- Entregas incompletas que se "arreglan después"
- Facturas sin detalle claro
En nómina:
- Horas extras sospechosas
- Empleados que nunca ves pero sí cobran
- Vacaciones que nadie toma (pero se pagan)
- Finiquitos que parecen altos
Las áreas que debes auditar
1. Efectivo y bancos
Qué revisar:
- ¿Cuadran los cortes de caja diarios con los depósitos?
- ¿Se concilia el banco cada semana?
- ¿Quién tiene acceso a las cuentas bancarias?
- ¿Hay gastos en efectivo sin comprobante?
Frecuencia: Mensual
2. Cuentas por cobrar
Qué revisar:
- ¿Quién te debe dinero?
- ¿Desde hace cuánto?
- ¿Se está cobrando activamente?
- ¿Hay clientes que nunca pagan pero siguen comprando?
Frecuencia: Mensual
En Cancún esto es crítico: Hoteles y agencias que te pagan a 45-60 días. Si no vigilas, se vuelven 90-120.
3. Inventarios
Qué revisar:
- ¿El inventario físico coincide con el sistema?
- ¿Hay productos obsoletos o dañados?
- ¿Cuánto tardas en vender lo que compras?
- ¿Hay merma inexplicable?
Frecuencia: Trimestral (mínimo)
4. Compras y proveedores
Qué revisar:
- ¿Se piden cotizaciones antes de comprar?
- ¿Los precios son competitivos?
- ¿Las entregas son completas?
- ¿El mismo proveedor siempre gana?
Frecuencia: Semestral
5. Nómina
Qué revisar:
- ¿Todos los empleados en nómina existen y trabajan?
- ¿Las horas extras son reales?
- ¿Los cálculos de ISR e IMSS son correctos?
- ¿Los finiquitos están bien calculados?
Frecuencia: Mensual
6. Cumplimiento fiscal
Qué revisar:
- ¿Todas las declaraciones se presentaron a tiempo?
- ¿Los ingresos declarados coinciden con los reales?
- ¿Las deducciones tienen soporte?
- ¿Hay retenciones pendientes de enterar?
Frecuencia: Mensual
Cómo hacer una auditoría (sin gastar millones)
Opción 1: Hazla tú mismo
Funciona si: Tienes tiempo, conocimiento contable, y puedes ser objetivo.
El problema: Casi nadie cumple las tres cosas.
Opción 2: Auditoría cruzada
Tu contador revisa operaciones. Un tercero revisa al contador.
Funciona si: Tienes estructura para separar funciones.
Opción 3: Consultor externo
Alguien de fuera revisa todo con ojos frescos.
Ventajas:
- Objetividad total
- Expertise especializado
- No tiene conflictos de interés
- Encuentra lo que los de adentro no ven
Costo aproximado: $15,000 - $50,000 por una auditoría completa anual
El retorno: Si encuentra un solo problema de $50,000, ya se pagó.
Las auditorías mínimas que debes hacer
| Qué | Cuándo | Quién |
|---|---|---|
| Conciliación bancaria | Semanal | Tú o tu asistente |
| Corte de caja | Diario | Encargado + verificación |
| Inventario selectivo | Mensual | Alguien que no maneje almacén |
| Revisión de nómina | Quincenal | Tú o alguien de confianza |
| Auditoría integral | Anual | Consultor externo |
Señales de que necesitas auditoría YA
- Sientes que "algo no cuadra" pero no sabes qué
- Cambió alguien clave y quieres verificar el traspaso
- Vas a vender o buscar inversión
- Detectaste una irregularidad y quieres saber si hay más
- Nunca has hecho una auditoría (llevas más de 2 años operando)
Lo que una auditoría NO es
- No es fiscalización del SAT - Es para ti, no para el gobierno
- No es cacería de brujas - Es para mejorar, no para correr gente
- No es desconfianza - Es profesionalismo
- No es opcional - Es necesario si quieres crecer
Caso real: lo que encontramos
Tour operadora en la Riviera Maya. El dueño sentía que las utilidades deberían ser mayores con el volumen de ventas que tenía.
Hicimos una revisión. Encontramos:
- Comisiones mal calculadas a guías - $8,000/mes de más
- Gasolina cargada a la empresa para uso personal - $6,000/mes
- Un empleado fantasma - $12,000/mes (familiar del encargado)
- Facturas de proveedores infladas - $15,000/mes (kickback)
Total: $41,000 mensuales. $492,000 al año.
La auditoría costó $35,000. Retorno de inversión: 14 veces.
Lo que hacemos en PDA Consultores
No somos policías. Somos tus ojos cuando tú no puedes ver.
- Revisamos todo - Desde el corte de caja hasta las declaraciones
- Encontramos problemas - Antes de que se vuelvan crisis
- Recomendamos controles - Para que no vuelva a pasar
- Capacitamos a tu equipo - Para que entiendan por qué importa
El siguiente paso
¿Hace cuánto que no revisas de verdad cómo opera tu negocio?
Platícanos y te hacemos un diagnóstico inicial. Te decimos dónde hay riesgo y qué deberías revisar primero.
Confiar está bien. Verificar está mejor.
