"Vendí $200,000 este mes y no sé dónde quedaron". Escuchamos esto todo el tiempo en Cancún. Negocios que venden bien pero viven apretados. Restaurantes llenos que no pueden pagar la nómina a tiempo. Tours operadoras con reservas pero sin efectivo.
El problema no es cuánto vendes. Es cuánto se te escapa sin que te des cuenta.
La realidad de los gastos "hormiga"
El otro día un cliente de la Zona Hotelera nos mostró sus estados de cuenta. Vendía $150,000 mensuales, buen número para su giro. Pero cuando sumamos sus gastos:
- Tres suscripciones de software que ya no usaba: $2,800/mes
- Pagos a un diseñador que hacía un trabajo al trimestre: $5,000/mes
- Comisiones bancarias por usar la cuenta equivocada: $1,200/mes
- Uber Eats para "reuniones de trabajo": $3,500/mes
Solo ahí: $12,500 mensuales. $150,000 al año. Tirados.
No eran gastos grandes. Eran gastos que nadie revisaba.
Primero, entiende qué tipo de gastos tienes
Gastos fijos (los que no puedes evitar)
Son los que pagas sí o sí, vendas o no vendas:
- Renta del local
- Sueldos base
- Servicios (luz, agua, internet)
- Seguros
- Mantenimiento básico
En Cancún, la renta suele ser el gasto fijo más pesado. Un local en la Zona Hotelera puede costarte $40,000-$80,000 mensuales. En el centro, $15,000-$30,000.
Gastos variables (suben y bajan con tus ventas)
- Materia prima o inventario
- Comisiones de ventas
- Envíos
- Propinas o bonos por productividad
Si vendes más, estos gastos suben. Si vendes menos, bajan. Es normal.
Gastos que puedes recortar sin dolor
Aquí es donde está el dinero que estás tirando:
- Suscripciones que no usas
- Publicidad que no mides
- Servicios redundantes
- "Inversiones" que nunca dieron resultado
El método de los 3 cubetas
Funciona así: cada peso que sale de tu negocio va a una de tres cubetas.
Cubeta 1: Operación básica Sin esto, el negocio no funciona. Renta, nómina, insumos esenciales.
Cubeta 2: Crecimiento Marketing que genera clientes, equipos que aumentan capacidad, capacitación que mejora resultados.
Cubeta 3: Comodidad Todo lo demás. El café gourmet de la oficina, el software "por si acaso", las cenas de negocios que no cierran nada.
La pregunta clave para cada gasto: ¿En qué cubeta va?
Si más del 20% de tus gastos van a la cubeta 3, tienes un problema.
Caso real: restaurante en Puerto Cancún
Un restaurante nos pidió ayuda porque "no les cuadraban los números". Vendían $350,000 mensuales, buen ticket promedio, ubicación premium. Pero terminaban el mes sin nada.
Lo que encontramos:
| Categoría | Lo que creían gastar | Lo que realmente gastaban |
|---|---|---|
| Insumos | $100,000 | $140,000 |
| Nómina | $80,000 | $95,000 |
| Marketing | $15,000 | $28,000 |
| "Varios" | $10,000 | $45,000 |
Ese "varios" incluía:
- Comidas gratis para "influencers" que nunca publicaron nada
- Decoración nueva cada temporada
- Reparaciones que el casero debía pagar
- Productos de limpieza premium (¿en serio?)
En 3 meses redujimos $40,000 de gastos sin afectar la operación. $480,000 al año de diferencia.
Las 5 reglas del control de gastos
Regla 1: Si no lo mides, no existe
Cada peso que sale debe estar registrado. No mañana, hoy. No "más o menos", exacto.
Regla 2: Revisa todo cada mes
No cada trimestre. No cuando "tengas tiempo". Cada mes, siéntate 2 horas y revisa a dónde se fue el dinero.
Regla 3: Cuestiona los gastos recurrentes
Ese software que contratas desde hace 3 años, ¿todavía lo necesitas? ¿Todavía existe algo mejor?
Regla 4: Negocia siempre
Tu proveedor de siempre puede no ser el mejor. Cada 6 meses, pide otras cotizaciones. No tienes que cambiar, pero debes saber si estás pagando de más.
Regla 5: Aprueba antes de gastar
Si cualquier empleado puede gastar sin autorización, estás regalando dinero. Define montos: menos de $500, decide el encargado. Más de $500, apruebas tú.
Herramientas que realmente sirven
Para registrar gastos:
- Una app simple como Fintonic o tu banca móvil
- O Excel si eres old school (pero úsalo de verdad)
Para analizar:
- Tu contador debería mandarte un reporte mensual de gastos vs presupuesto
- Si no lo hace, pídelo
Para controlar:
- Tarjeta empresarial con límites
- Autorización por WhatsApp antes de compras mayores
Tu checklist mensual de gastos
Cada fin de mes:
- ¿Registré todos los gastos del mes?
- ¿Cuánto gasté vs cuánto presupuesté?
- ¿Qué gastos fueron innecesarios?
- ¿Hay algo que pueda renegociar?
- ¿Hay suscripciones que cancelar?
Lo que hacemos en PDA Consultores
No solo llevamos tu contabilidad. Cada mes te decimos:
- Dónde se fue tu dinero - Categorizado y claro
- Qué gastos se salieron del presupuesto - Y por qué
- Qué puedes recortar - Oportunidades que tú no ves
- Cómo vas vs el mes pasado - Para detectar tendencias
Muchos clientes nos dicen que el reporte mensual de gastos les ha ahorrado más dinero que lo que nos pagan. Es matemática simple: si te ayudamos a ahorrar $10,000 al mes y nos pagas $3,000, ganaste $7,000.
El siguiente paso
Si sientes que el dinero se te va de las manos, probablemente es cierto. Pero no tiene que seguir así.
Mándanos tus números de los últimos 3 meses y te decimos exactamente dónde se te está escapando el dinero. Sin costo, sin compromiso. Solo números reales.
