"Siento que las cosas no van bien, pero no sé exactamente qué está pasando."
Esa sensación la conocemos todos. Algo no cuadra, pero no sabes ponerle nombre.
El problema es que manejas tu negocio con el estómago en lugar de manejarlo con números. Y cuando los problemas se sienten en el estómago, ya suele ser tarde.
Estos son los 10 números que deberías revisar cada mes. Si los conoces, nunca te van a agarrar las sorpresas.
Los 10 KPIs que importan
1. Margen bruto
La pregunta que contesta: ¿Cuánto me queda después de lo que me cuesta producir o comprar?
La fórmula:
Margen bruto = (Ventas - Costo de lo vendido) / Ventas × 100
Ejemplo: Vendes $500,000, te cuesta $300,000 producirlo Margen bruto = ($500,000 - $300,000) / $500,000 = 40%
¿Cuánto es bueno?
- Restaurantes: 60-70%
- Tiendas: 30-50%
- Servicios: 50-80%
- Manufactura: 25-45%
Señal de alarma: Si está bajando mes con mes, algo está pasando (costos subiendo, precios bajando).
2. Margen neto
La pregunta que contesta: De todo lo que vendo, ¿cuánto realmente me queda?
La fórmula:
Margen neto = Utilidad neta / Ventas × 100
¿Cuánto es bueno?
- Menos de 5%: Preocupante
- 5-10%: Aceptable
- 10-15%: Bueno
- Más de 15%: Excelente
Ejemplo en Cancún: Si tienes un restaurante con $800,000 de ventas mensuales y tu margen neto es 8%, te quedan $64,000 limpios. ¿Es suficiente para el riesgo que corres?
3. Liquidez (razón circulante)
La pregunta que contesta: ¿Puedo pagar lo que debo en los próximos 30-60 días?
La fórmula:
Liquidez = Activo circulante / Pasivo circulante
¿Cuánto es bueno?
- Menos de 1: Problema grave (debes más de lo que tienes disponible)
- 1 a 1.5: Ajustado
- 1.5 a 2: Saludable
- Más de 2: Bien, pero ¿no tienes dinero ocioso?
Ejemplo: Tienes $300,000 en banco y cuentas por cobrar. Debes $200,000 a proveedores y empleados. Liquidez = $300,000 / $200,000 = 1.5 ✓
4. Días de cobro
La pregunta que contesta: ¿Cuánto tardan mis clientes en pagarme?
La fórmula:
Días de cobro = (Cuentas por cobrar / Ventas a crédito) × 365
¿Cuánto es bueno?
Depende de tu industria y tus términos. Si das 30 días de crédito:
- 30 días o menos: Excelente
- 30-45 días: Normal
- 45-60 días: Problema
- Más de 60 días: Crisis
En Cancún esto es crítico: Muchos hoteles y agencias pagan a 45-60 días. Si tú pagas a tus proveedores en 15 días, estás financiando a tus clientes.
5. Días de pago
La pregunta que contesta: ¿Cuánto tardo en pagarle a mis proveedores?
La fórmula:
Días de pago = (Cuentas por pagar / Compras a crédito) × 365
La meta: Que tus días de pago sean MAYORES que tus días de cobro. Así tu dinero está en tu bolsa, no en la de otros.
6. Ciclo de efectivo
La pregunta que contesta: ¿Cuántos días tarda mi dinero en dar la vuelta completa?
La fórmula:
Ciclo de efectivo = Días de inventario + Días de cobro - Días de pago
¿Cuánto es bueno?
- Negativo: Ideal (tus clientes te pagan antes de que tú pagues)
- 0-30 días: Bien
- 30-60 días: Ajustado
- Más de 60 días: Problema
Ejemplo:
- Inventario: 30 días
- Cobro: 45 días
- Pago: 30 días
- Ciclo: 30 + 45 - 30 = 45 días
Eso significa que tu dinero está "atorado" 45 días en cada ciclo. Si vendes $300,000 mensuales, necesitas $450,000 de capital de trabajo.
7. Rotación de inventario
La pregunta que contesta: ¿Cuántas veces al año vendo todo mi inventario?
La fórmula:
Rotación = Costo de ventas anual / Inventario promedio
¿Cuánto es bueno?
- Restaurantes: 20-30 veces (cada 12-18 días)
- Retail: 6-12 veces (cada 1-2 meses)
- Manufactura: 4-8 veces (cada 1.5-3 meses)
Si es muy bajo: Tienes mercancía que no se vende. Estás tirando dinero.
8. Nivel de endeudamiento
La pregunta que contesta: ¿Cuánto de mi negocio es mío vs cuánto es del banco?
La fórmula:
Endeudamiento = Pasivo total / Activo total × 100
¿Cuánto es bueno?
- Menos de 40%: Conservador
- 40-60%: Moderado
- 60-80%: Alto
- Más de 80%: Peligroso
9. Punto de equilibrio
La pregunta que contesta: ¿Cuánto tengo que vender para no perder dinero?
La fórmula:
Punto de equilibrio = Costos fijos / (1 - Costo variable %)
Ejemplo: Costos fijos de $150,000, costo variable 60% Punto de equilibrio = $150,000 / (1 - 0.60) = $375,000
Lo que te dice: Si vendes menos de $375,000, pierdes dinero. Cada peso arriba de eso es utilidad.
10. Crecimiento de ventas
La pregunta que contesta: ¿Estoy creciendo, estancado, o cayendo?
La fórmula:
Crecimiento = (Ventas este período - Ventas período anterior) / Ventas anterior × 100
Cuidado: Crecer sin rentabilidad es solo hacerte más grande para perder más.
El tablero que deberías tener
Crea una hoja donde cada mes registres:
| Indicador | Enero | Febrero | Marzo | Meta |
|---|---|---|---|---|
| Ventas | ||||
| Margen bruto % | >40% | |||
| Margen neto % | >10% | |||
| Liquidez | >1.5 | |||
| Días de cobro | <45 | |||
| Días de pago | >30 | |||
| Ciclo efectivo | <45 | |||
| Endeudamiento % | <50% |
El código de colores:
- 🟢 Verde: En meta o mejor
- 🟡 Amarillo: Cerca de la meta (investigar)
- 🔴 Rojo: Lejos de la meta (acción urgente)
Qué hacer con los números
Si tu margen bruto está cayendo:
- ¿Subieron tus costos?
- ¿Bajaste precios sin darte cuenta?
- ¿Estás regalando descuentos?
Si tu liquidez está baja:
- ¿Tienes cuentas por cobrar vencidas?
- ¿Estás comprando más inventario del necesario?
- ¿Se acumularon deudas?
Si tus días de cobro están altos:
- ¿Estás facturando a tiempo?
- ¿Le das seguimiento a la cobranza?
- ¿Tienes clientes morosos que deberías cortar?
Si tu ciclo de efectivo es muy largo:
- Negocia más días con proveedores
- Cobra más rápido a clientes
- Reduce inventario
Lo que NO debes hacer
- Ignorar los números porque "no te gustan"
- Revisar solo las ventas (puedes vender mucho y perder más)
- Compararte con otros sin conocer su contexto
- Reaccionar a un solo mes (busca tendencias de 3-6 meses)
Lo que hacemos en PDA Consultores
No solo te damos números. Te damos información para decidir:
- Tablero personalizado con tus KPIs más importantes
- Revisión mensual para detectar tendencias
- Alertas tempranas cuando algo se sale de rango
- Recomendaciones de qué hacer cuando hay problema
El siguiente paso
¿Conoces estos 10 números de tu negocio? ¿Los revisas cada mes?
Escríbenos y te ayudamos a armar tu tablero de control. Te enseñamos qué números importan para TU tipo de negocio y cómo interpretarlos.
Lo que no mides, no lo puedes mejorar. Y lo que no mejoras, tarde o temprano te explota en la cara.
