Imagina esto: el SAT te notifica una revisión. Necesitan tus facturas de 2021. Las declaraciones de ese año. Los estados de cuenta. Los contratos con proveedores.
Tienes 15 días para entregar todo.
¿Sabes dónde está esa información? ¿Podrías encontrarla hoy si la necesitaras?
Si la respuesta es "no" o "no estoy seguro", tienes un problema. Uno que se puede prevenir.
Por qué importa tener tus papeles en orden
No es solo por el SAT (aunque eso ya es suficiente razón). Es porque:
1. Te ahorra tiempo Buscar una factura 30 minutos porque "está por ahí" multiplícalo por 100 facturas al año. Son horas de tu vida.
2. Te ahorra dinero Sin documentos, no puedes deducir. Gastos que pagaste y no tienes factura = impuestos que pagas de más.
3. Te da control Cuando tus documentos están ordenados, puedes ver patrones. Quién te debe, a quién le debes, qué gastas de más.
4. Te protege Si un cliente dice que no le facturaste, tienes el XML. Si el SAT dice que no declaraste, tienes el acuse. Si un empleado demanda, tienes el contrato.
Lo que debes guardar (y por cuánto tiempo)
Documentos fiscales: 5 años mínimo
- Facturas emitidas (CFDI): El XML, no solo el PDF
- Facturas recibidas: También el XML
- Declaraciones: Todos los acuses, mensuales y anuales
- Constancias de retención: Las que te dan y las que das
¿Por qué 5 años? Porque el SAT puede revisarte hasta 5 años hacia atrás. Si no tienes los papeles, no puedes defenderte.
Documentos laborales: 5 años después de que se va el empleado
- Contratos de trabajo
- Recibos de nómina (CFDIs)
- Altas y bajas del IMSS
- Finiquitos y liquidaciones
Si un empleado te demanda 3 años después de haberse ido (sí, puede pasar), necesitas esos documentos.
Documentos del negocio: 10 años o permanente
- Acta constitutiva: Para siempre. Nunca la tires.
- Poderes notariales: Para siempre.
- Contratos importantes: 10 años mínimo
- Actas de asamblea: Para siempre
El sistema que funciona (sin ser ingeniero)
No necesitas software caro. Necesitas disciplina y un sistema simple.
Estructura de carpetas
En tu computadora o en la nube:
📁 Documentos Empresa
📁 Fiscal
📁 2024
📁 CFDI Emitidos
📁 CFDI Recibidos
📁 Declaraciones
📁 2023
📁 2022
📁 Nómina
📁 Recibos
📁 Contratos
📁 IMSS
📁 Legal
📁 Constitutiva
📁 Contratos
📁 Poderes
📁 Bancos
📁 Estados de Cuenta
📁 Conciliaciones
Nombra los archivos con sentido
Mal: factura.pdf, documento.xml, scan001.pdf
Bien: 2024-06-15_Factura_ClienteX_$15000.pdf
El formato: FECHA_TIPO_DESCRIPCIÓN.extensión
Así cuando busques "facturas de junio 2024", todas aparecen juntas.
Respaldos: la regla del 3-2-1
- 3 copias de todo
- 2 tipos de almacenamiento diferentes (disco duro + nube)
- 1 copia fuera de tu ubicación (la nube cuenta)
Si tu computadora muere, pierdes todo. Si solo tienes nube y te hackean la cuenta, pierdes todo. Con 3-2-1, estás cubierto.
El error de los XMLs
Muchos guardan el PDF de la factura pero no el XML. Error.
El SAT reconoce el XML, no el PDF. El PDF es solo una representación visual. Si solo tienes el PDF y el SAT te pide la factura, técnicamente no la tienes.
Siempre descarga ambos. Siempre guarda ambos.
Digitaliza lo físico
Todavía hay documentos que llegan en papel:
- Actas notariales
- Algunos contratos
- Recibos viejos
Escanea todo. En PDF, a 300 DPI mínimo, legible. Guarda el físico en un archivero, pero ten la copia digital siempre disponible.
El ritual mensual de 30 minutos
Cada mes, dedica 30 minutos a:
- Descargar todos los XMLs del portal del SAT (emitidos y recibidos)
- Organizar en carpetas por mes
- Verificar que no falte nada - Compara con tus estados de cuenta
- Respaldar en tu segundo sistema
Si haces esto cada mes, nunca tendrás que pasar un fin de semana buscando papeles de hace años.
Herramientas que recomendamos
Para almacenamiento en nube:
- Google Drive (15GB gratis, expandible)
- Dropbox (2GB gratis, buen sistema de organización)
Para respaldar XMLs automáticamente:
- Tu sistema de facturación debería tener esta opción
- Si no, hay servicios como Facturapi que lo hacen
Para escanear:
- CamScanner o Adobe Scan en tu celular (para documentos ocasionales)
- Escáner de escritorio si manejas mucho volumen
Caso real: la pesadilla que se pudo evitar
Un cliente en Cancún recibió una revisión del SAT por el ejercicio 2020. Pedían:
- Todas las facturas emitidas
- Todas las facturas recibidas
- Estados de cuenta bancarios
- Declaraciones mensuales
El problema: no tenían nada organizado. Los XMLs estaban "en algún correo". Los estados de cuenta "en alguna carpeta". Las declaraciones "las hizo el contador anterior".
Resultado:
- 3 semanas de trabajo para reconstruir todo
- $15,000 en honorarios extras por la urgencia
- Multa de $8,000 por documentación incompleta
- Estrés que no se puede cuantificar
Con un sistema básico de organización, nada de esto hubiera pasado.
Lo que hacemos en PDA Consultores
La organización documental no es sexy, pero es necesaria. Nosotros:
- Guardamos todos tus XMLs organizados por mes y año
- Archivamos tus declaraciones con sus acuses
- Mantenemos respaldos de todo en la nube
- Entregamos todo si algún día cambias de contador
Cuando llega una revisión, no hay pánico. Abrimos la carpeta y está todo ahí.
El siguiente paso
Si tu documentación es un caos, no tienes que seguir así. Pero mientras más tiempo pase, más difícil es ordenar.
Escríbenos y te ayudamos a poner orden. Ya sea que necesites organizar desde cero o solo quieras que alguien mantenga todo en su lugar de aquí en adelante.
