"Es que siempre lo he hecho así."
Tienes una hoja de Excel que armaste hace años. Nadie más la entiende. Cada mes le dedicas horas. Cuando algo no cuadra, es un caos.
La tecnología avanzó. Tú no.
No estoy diciendo que Excel sea malo. Pero hay herramientas diseñadas específicamente para contabilidad que hacen en 5 minutos lo que tú haces en 2 horas.
Lo que te estás perdiendo por no actualizarte
Tiempo
- Capturar facturas manualmente: 2-3 horas/semana
- Con sistema automatizado: 15 minutos/semana
Eso son 10+ horas al mes que podrías usar para vender, atender clientes, o simplemente descansar.
Dinero
- Un error en Excel puede costarte una deducción de $50,000
- Un sistema bien configurado no comete errores de dedo
- Facturas sin registrar = impuestos de más
Información
Con Excel tienes números del mes pasado (si bien te va). Con un sistema moderno tienes números en tiempo real.
¿Cuánto vendiste hoy? No lo sabes. Pero deberías.
Las herramientas que realmente importan
Para facturar
Si todavía facturas desde el portal del SAT, ya estás atrasado.
Opciones que funcionan:
| Herramienta | Para quién | Costo mensual |
|---|---|---|
| Facturama | Negocios pequeños | $200-500 |
| Facturapi | Con integraciones | $300-600 |
| Contpaqi | Empresas medianas | $800-1,500 |
| Alegra | Fácil de usar | $400-800 |
Lo que deben tener:
- Emisión rápida (menos de 2 minutos por factura)
- Guardado automático de XMLs
- Envío directo al cliente
- Catálogo de productos guardado
Caso real: Un restaurante en la Zona Hotelera pasó de 30 minutos por factura (portal SAT) a 1 minuto con Facturama. Con 20 facturas al día, recuperaron 9 horas de trabajo diario.
Para llevar contabilidad
El Excel con 47 pestañas ya no es opción.
Opciones según tu tamaño:
Negocio chico (1-5 personas):
- Alegra: En la nube, súper sencillo
- QuickBooks: Intuitivo, bueno para empezar
Negocio mediano (5-20 personas):
- Contpaqi: El estándar en México
- Aspel: Económico y completo
- Bind ERP: Todo en la nube
Negocio grande (20+ personas):
- SAP Business One
- Oracle NetSuite
- Sistemas a la medida
Lo mínimo que debe tener:
- Conexión con tu sistema de facturación
- Contabilidad electrónica para el SAT
- Reportes automáticos
- Conciliación bancaria
Para nómina
La nómina en Excel es bomba de tiempo. Un error = demanda laboral.
Opciones:
- Nomipaq: De Contpaqi, el más completo
- NOI: De Aspel, económico
- Runa: Moderno, en la nube
- Worky: Incluye recursos humanos
Lo que debe hacer automáticamente:
- Calcular ISR correctamente (con tablas actualizadas)
- Timbrar recibos de nómina
- Calcular aguinaldo, vacaciones, finiquitos
- Generar reportes para IMSS
En Cancún esto es crítico: Con tanta rotación de personal en hoteles y restaurantes, necesitas un sistema que maneje altas, bajas y finiquitos sin errores.
Para control de gastos
"¿En qué se fue el dinero?"
Si no puedes contestar eso, necesitas esto:
- Clara: Tarjetas corporativas con límites y control por empleado
- Brex: Similar, para empresas más grandes
- Expensify: Escanea recibos y los organiza solo
Cómo debería funcionar:
- Tu empleado paga con tarjeta corporativa
- Le llega notificación de que suba la foto del ticket
- El gasto aparece en tu sistema clasificado
- A fin de mes, todo cuadra
Para guardar documentos
Si tus XMLs están en una carpeta del escritorio llamada "Facturas varios" que no has organizado desde 2022... tenemos que hablar.
Opciones profesionales:
- Google Workspace: $100/mes por usuario
- Microsoft 365: Similar
- Dropbox Business: Para equipos
La regla 3-2-1:
- 3 copias de todo
- 2 medios diferentes (nube + disco duro)
- 1 copia fuera del sitio
El SAT puede pedirte facturas de hace 5 años. ¿Las tienes?
Cómo elegir (sin volverte loco)
Paso 1: Define qué necesitas
No compres el sistema más caro "por si acaso".
Hazte estas preguntas:
- ¿Cuántas facturas emites al mes?
- ¿Tienes empleados? ¿Cuántos?
- ¿Necesitas inventario?
- ¿Cuántas personas van a usar el sistema?
Paso 2: Pide demos
Todos los sistemas ofrecen demos gratuitas. Aprovecha:
- Prueba la facilidad de uso
- Verifica que haga lo que promete
- Pregunta por el soporte técnico
Paso 3: Empieza simple
No tienes que implementar todo de golpe.
Mes 1: Sistema de facturación Mes 2: Control de gastos Mes 3: Contabilidad completa Mes 4: Nómina (si aplica)
Paso 4: Capacita a tu equipo
El sistema más caro del mundo es inútil si nadie lo sabe usar.
- Invierte tiempo en capacitación
- Documenta procesos
- Asigna un responsable
Lo que te va a costar (y lo que te va a ahorrar)
Inversión típica mensual
| Herramienta | Costo |
|---|---|
| Facturación | $300-800 |
| Contabilidad | $500-2,000 |
| Nómina | $500-1,500 |
| Almacenamiento | $100-300 |
| Total | $1,400-4,600 |
Ahorro típico mensual
| Concepto | Ahorro |
|---|---|
| Tiempo del dueño (10 hrs × $500) | $5,000 |
| Errores evitados | $2,000-5,000 |
| Multas evitadas | Variable |
| Deducciones aprovechadas | $3,000-10,000 |
La cuenta es simple: Inviertes $3,000 y recuperas $10,000+.
Los errores que vemos todo el tiempo
"Lo configuro yo solo"
Resultado: Sistema mal configurado que genera errores en cadena.
"Empiezo el lunes"
Han pasado 47 lunes y sigues en Excel.
"El sistema está mal, yo estaba bien"
Casi siempre el sistema tiene razón y el humano se equivocó.
"Mi sobrino me ayuda con eso"
Tu contabilidad no es proyecto escolar.
Lo que hacemos en PDA Consultores
No solo somos contadores. Usamos tecnología de verdad:
- Sistemas conectados que nos dan información en tiempo real
- Automatización de procesos repetitivos
- Reportes digitales que puedes ver desde tu celular
- Alertas automáticas cuando algo requiere atención
Cuando trabajas con nosotros, tú no tienes que preocuparte por qué sistema usar. Nosotros nos encargamos de la tecnología.
El siguiente paso
Si todavía estás batallando con Excel, hojas sueltas, y carpetas desordenadas:
Escríbenos y te mostramos cómo debería verse una contabilidad moderna. Sin estrés, sin horas perdidas, con números reales cuando los necesitas.
Ya es 2025. Tu contabilidad debería saberlo.
